L’email est devenu un outil indispensable dans notre quotidien professionnel. Il permet de communiquer rapidement et efficacement avec des personnes situées à l’autre bout du monde. Cependant, l’utilisation excessive de l’email peut avoir un impact négatif sur notre productivité et notre bien-être.
Historique de l’email
L’email a été inventé en 1971 par Ray Tomlinson, un ingénieur américain. Il s’appelait à l’origine SNDMSG (à vos souhaits !) et permettait d’envoyer des messages entre deux ordinateurs connectés au même réseau. L’email a connu un développement rapide dans les années 1980 et 1990, avec l’arrivée d’Internet.
Aujourd’hui, l’email est utilisé par des milliards de personnes dans le monde. Il est devenu un outil incontournable pour les entreprises, les administrations et les particuliers.
Un peu de statistiques ?
Une étude réalisée par l’entreprise Hootsuite en 2022 a révélé que les professionnels français reçoivent en moyenne 120 emails par jour. Ils en envoient en moyenne 50.
Dans une PME, le nombre d’emails peut être encore plus élevé. En effet, les PME ont souvent une communication plus horizontale, ce qui signifie que les emails sont utilisés pour communiquer entre tous les niveaux hiérarchiques.
La multiplication des emails peut entraîner une difficulté à bien gérer les actions appelées à être menées par un email. En effet, les emails sont souvent transférés d’un service à l’autre, ce qui peut entraîner une perte de temps et de productivité.
Bonnes pratiques pour la gestion des emails
Pour éviter les désagréments liés à l’utilisation excessive des emails, il est important de mettre en place de bonnes pratiques de gestion des emails.
Voici quelques conseils :
- Fixez-vous des objectifs de temps pour la gestion de vos emails.
- Triez vos emails régulièrement.
- Supprimez les emails inutiles.
- Répondez aux emails rapidement.
- Déléguez les tâches non essentielles.
Quelles alternatives à l’email ?
Il existe des outils alternatifs à l’email qui peuvent être plus rapides, efficaces et sécurisés.
Voici quelques exemples :
- Les outils de collaboration en ligne, tels que Slack ou Microsoft Teams. Ces outils permettent de communiquer en temps réel et de partager des documents.
- Les outils de visioconférence, tels que Zoom ou Microsoft Teams. Ces outils permettent de tenir des réunions à distance.
- Les outils de gestion des tâches, tels que Trello ou Asana. Ces outils permettent de suivre les tâches et de collaborer sur des projets.
Conclusion !
L’email est un outil indispensable dans notre quotidien professionnel. Cependant, il est important de l’utiliser avec parcimonie et de mettre en place de bonnes pratiques de gestion des emails. En suivant ces conseils, vous pourrez gagner en productivité et en bien-être.
