Dans un contexte de mobilité accrue des salariés, l’optimisation des déplacements professionnels est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Les outils informatiques offrent de nombreuses possibilités pour gagner en efficacité et en productivité dans la gestion des déplacements professionnels.
Bilan sur les déplacements professionnels
En France, un salarié parcourt en moyenne 10 000 kilomètres par an pour ses déplacements professionnels. Cela représente une perte de temps considérable, estimée à 20 jours par an. Les difficultés rencontrées par les salariés dans leurs déplacements professionnels sont nombreuses :
- Les transports publics sont souvent saturés et peu fréquents, ce qui peut entraîner des retards et des désagréments.
- La conduite automobile peut être stressante et dangereuse, en particulier dans les grandes villes.
- Les déplacements en avion ou en train peuvent être coûteux et chronophages.
Ces déplacements professionnels ont également un impact négatif sur l’environnement. L’étude « Les déplacements professionnels en France » réalisée par l’ADEME en 2022 estime que les déplacements professionnels représentent 17 % des émissions de gaz à effet de serre du secteur du tourisme en France, soit 15 millions de tonnes de CO2.
Une autre étude (Le rapport « L’impact environnemental des déplacements professionnels » réalisé par le cabinet de conseil CWT en 2021) a démontré que les déplacements professionnels représentent 38 % de l’empreinte carbone d’un individu.
Les outils informatiques
Les outils informatiques offrent de nombreuses possibilités pour optimiser les déplacements professionnels. Ils permettent notamment de :
- Planifier ses déplacements en amont, en tenant compte des contraintes de temps et de budget.
- Comparer les différentes options de transport et trouver la solution la plus adaptée.
- Suivre ses dépenses de déplacement et les analyser.
Parmi les outils les plus utilisés, on peut citer :
- Les logiciels de gestion des déplacements professionnels, qui permettent de centraliser l’ensemble des informations relatives aux déplacements.
- Les plateformes de réservation en ligne, qui permettent de réserver rapidement et facilement des billets de train, d’avion ou de bus.
- Les outils de collaboration en ligne, qui permettent de tenir des réunions à distance et de partager des documents.
Si l’on s’autorise un rapide focus sur les systèmes de visioconférence, on aperçoit notamment que le bilan est assez positif :
- Réduction des déplacements professionnels : la visioconférence permet de réduire les déplacements professionnels, ce qui a un impact positif sur l’environnement. Une étude de l’entreprise Cisco a estimé que la visioconférence permettait de réduire les émissions de gaz à effet de serre de 30 à 60 % par rapport aux déplacements physiques.
- Gain de temps : la visioconférence permet de gagner du temps, car elle évite les déplacements. Une étude de l’entreprise Gartner a estimé que la visioconférence permettait de gagner en moyenne 2 heures par semaine.
- Amélioration de la productivité : la visioconférence peut améliorer la productivité, car elle permet de tenir des réunions plus efficaces. Une étude de l’entreprise Microsoft a estimé que la visioconférence permettait d’améliorer la productivité des réunions de 15 à 20 %.
Comment entretenir une bonne hygiène de déplacement
Pour optimiser ses déplacements professionnels, il est important d’adopter une bonne hygiène de déplacement. Cela consiste à :
- Privilégier les transports en commun lorsque cela est possible, voire l’usage des moyens de mobilité non polluants (ex : vélo ou marche).
- Planifier ses déplacements à l’avance pour éviter les retards ou les éventuels désagréments du quotidien. S’informer sur les conditions de circulation avant de partir est une bonne chose également !
- Télétravailler représente un excellent compromis pour l’employeur (optimisation des espaces de travail) et le salarié (productivité accrue si bien organisé). Le télétravail représente au demeurant un véritable critère dans les phases de recrutement du monde actuel.
- Lorsque cela est possible, s’affranchir des déplacements physiques et privilégier les moyens numériques (appel téléphonique, visioconférence, etc.).
On dénote notamment qu’une entreprise constate une réduction en moyenne de 20 % de ses déplacements professionnels en mettant en place une politique de visioconférence. Ses salariés y gagnent 1 heure par jour et une équipe améliore sa productivité de 15 % pour ses réunions.
Conclusion !
Les outils informatiques sont des outils précieux pour optimiser les déplacements professionnels. Ils permettent de gagner en efficacité, en productivité et en environnement. Cependant, il est important de ne pas s’appuyer uniquement sur ces outils et de conserver une bonne hygiène de déplacement.
Et vous ? Quelles sont les bonnes pratiques que vous avez mises en place pour optimiser vos déplacements ?
